Назначение документа: данная должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности и ответственность заведующего отделом администрации муниципального (городского, районного) образования, а также определяет порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями и гражданами.

Общие положения

1. Наименование должности: заведующий отделом администрации (далее – Заведующий).
2. Подчиняется: начальнику (директору) администрации.
3. Подчинённые: сотрудники отдела (старший специалист, специалист, младший специалист и др.).
4. Основание назначения: приказ руководителя администрации.
5. Документы, регламентирующие деятельность:
   • Конституция Российской Федерации;
   • Федеральные законы и иные нормативные правовые акты в сфере государственного управления, муниципального обслуживания, защиты прав потребителей;
   • Устав муниципального образования;
   • Положение о структуре и функциях администрации;
   • Трудовой кодекс РФ и локальные нормативные акты организации.

Цели и задачи отдела

Отдел администрации отвечает за:

• Организацию и контроль выполнения административных функций, возложенных на администрацию.
• Обеспечение взаимодействия администрации с органами государственной власти, юридическими и физическими лицами.
• Подготовку и реализацию муниципальных программ и проектов.
• Контроль за соблюдением нормативных правовых актов в сфере муниципального управления.
• Сбор, обработку и анализ информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Основные должностные обязанности

1. Разрабатывает планы работы отдела, согласует их с руководством администрации.
2. Контролирует исполнение задач, поставленных перед сотрудниками отдела.
3. Организует подготовку и согласование проектных документов (приказы, распоряжения, отчёты).
4. Обеспечивает своевременное предоставление информации руководству и другим подразделениям.
5. Контролирует соблюдение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и охраны труда в отделе.
6. Участвует в подготовке и проведении общественных слушаний, встреч с гражданами, представителей бизнеса.
7. Осуществляет контроль за выполнением муниципальных программ, проектов и мероприятий, реализуемых в рамках компетенции отдела.
8. Ведёт деловую переписку, оформляет входящие и исходящие документы в соответствии с установленными стандартами.
9. Проводит анализ эффективности работы отдела, готовит предложения по оптимизации процессов.
10. Принимает участие в разработке и реализации мероприятий по повышению качества муниципальных услуг.

Права

• Запрашивать и получать от подразделений администрации и иных органов необходимые документы и сведения.
• Вносить предложения по улучшению организационной структуры и процессов управления.
• Контролировать исполнение решений, принятых в рамках его компетенции.
• Участвовать в совещаниях, заседаниях и рабочих группах, связанных с деятельностью отдела.
• Обращаться в органы контроля и надзора в случае выявления нарушений.

Ответственность

Заведующий несёт ответственность за:

• Невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей (в соответствии с Трудовым кодексом РФ и локальными нормативными актами).
• Нарушение сроков подготовки и согласования документов.
• Нарушение правил внутреннего трудового распорядка и охраны труда.
• Недостаточный контроль за исполнением решений, принятых в рамках его компетенции.

Требования к квалификации

Порядок взаимодействия с другими подразделениями

Заведующий отделом администрации взаимодействует с:

• Главным управлением финансов, бухгалтерии – по вопросам бюджета и финансовой отчётности.
• Отделом юридической службы – по правовым вопросам и согласованию нормативных актов.
• Отделом кадров – по вопросам персонала, обучения и аттестации.
• Отделом информационных технологий – по вопросам автоматизации документооборота.
• Гражданами и организациями – через личный приём, горячую линию и электронные сервисы.

Личный приём (личный кабинет) и график работы

Заведующий отделом администрации принимает граждан и представителей организаций по предварительной записи.

Структура отдела (отделы и подразделения)

• Отдел планирования и аналитики
• Отдел документооборота и делопроизводства
• Отдел взаимодействия с гражданами (служба поддержки)
• Отдел контроля исполнения решений

Руководство и подчинённые структуры

Заведующий отделом администрации подчиняется непосредственно начальнику (директору) администрации. В его подчинении находятся:

• Старший специалист отдела планирования
• Специалисты по документообороту
• Сотрудники службы поддержки граждан
• Помощники (младший специалист, администратор)

Отзывы и предложения граждан

Заключительные положения

1. Сотрудник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под подпись при приёме на работу.
2. Изменения и дополнения к инструкции вносятся приказом руководителя администрации с указанием даты вступления в силу.
3. Инструкция действует до момента её официального отменения или замены новой редакцией.

Дата актуализации: