Вопрос о том, какие документы нужны для подтверждения расходов на нотариальные услуги, стоит почти у каждого, кто сталкивается с оформлением договоров, наследства, регистрации прав собственности и т․п․ Правильное оформление подтверждающих бумаг позволяет учесть расходы в бухгалтерском и налоговом учете, избежать проблем при проверках и получить возмещение в рамках корпоративных процедур․

Правовая база

Согласно Федеральному закону от № 129‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (пункт 2 статьи 9) и Основам законодательства РФ о нотариате (статьи 22‑23), расходы на нотариальные услуги считаются документально подтвержденными, если к ним приложены официальные документы, подтверждающие факт оказания услуги и её оплату․

Какие документы считаются подтверждением оплаты

2․1 Квитанция нотариуса

Это основной документ, выдаваемый нотариусом после получения оплаты․ В квитанции указываются:

• наименование нотариального действия;
• дата и место оказания услуги;
• сумма оплаты (в рублях и прописью);
• подпись и печать нотариуса․

2․2 Кассовый чек (ОРД)

Если оплата производится наличными, нотариус обязан оформить кассовый ордер (ОРД) в соответствии с пунктом 5 Приказа ФНС России № 6н от ․ В ордере отражаются те же реквизиты, что и в квитанции․

2․3 Выписка из реестра нотариальных действий

Для некоторых видов действий (например, регистрация прав собственности) нотариус вносит запись в реестр․ Выписка из реестра, где указана дата, вид действия и стоимость, также может служить подтверждением оплаты․

2․4 Счет‑фактура

Если нотариус является плательщиком НДС, он выдает покупателю счет‑фактуру․ В ней отражаются:

• наименование услуги;
• количество (обычно 1 шт․);
• стоимость без НДС и с НДС;
• реквизиты сторон․

2․5 Акт выполненных работ (по договору)

При заключении договора на оказание нотариальных услуг (особенно в корпоративных случаях) оформляется акт выполненных работ, к которому прилагается копия квитанции или чека․

2․6 Справка 4‑ОПП / 34‑ОПП

Для целей удержания НДФЛ и формирования отчётности по доходам физических лиц иногда требуется справка формы 4‑ОПП (о доходах) или 34‑ОПП (о расходах)․ В ней указывается сумма, выплаченная нотариусу, и основание выплаты․

Как оформить документы

3․1 Порядок получения от нотариуса

1. Запросите у нотариуса квитанцию или чек сразу после оплаты․
2. Если оплата производится безналичным переводом, потребуйте квитанцию об оплате от банка, в которой будет указана цель платежа (например, «Оплата нотариальных услуг, № договора 2026‑03»)․
3. Сохраните копию выписки из реестра (если она выдаётся)․
4. Для корпоративных клиентов оформите акт выполненных работ и подпишите его обеими сторонами․

3․2 Оформление в бухгалтерии

В бухгалтерском учете документ должен быть оформлен в виде расчетного документа произвольной формы (пункт 2 статьи 9 ФЗ‑129)․ В него включаются:

• наименование контрагента (нотариус);
• основание расхода (договор № …);
• сумма расходов;
• ссылка на прилагаемые подтверждающие документы (квитанция, чек, акт)․

Учет в налоговом и бухгалтерском учете

4․1 Признание расходов

Расходы на нотариальные услуги относятся к операционным расходам и могут быть учтены при расчете налога на прибыль, если они:

• соответствуют действующим договорам;
• подтверждены документами, перечисленными выше;
• соразмерны и необходимы для осуществления хозяйственной деятельности․

4․2 Пример бухгалтерской проводки

Дт 76 «Расчеты с прочими контрагентами» 5 000,00
 Кт 51 «Расчетный счет» 5 000,00
(Оплата нотариальных услуг по договору № 2026‑03)

Дт 91 «Прочие расходы» 5 000,00
 Кт 76 «Расчеты с прочими контрагентами» 5 000,00
(Отражение расходов в составе себестоимости)

4․3 Налоговый учет

В декларации по налогу на прибыль (форма 2‑НДФЛ) расходы указываются в строке «Расходы, связанные с осуществлением хозяйственной деятельности», прилагая копии подтверждающих документов․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли использовать копию квитанции? – Да, копия, заверенная подписью нотариуса, считается оригиналом при условии, что оригинал хранится в архиве организации․
• Что делать, если нотариус не выдал чек? – Требуйте квитанцию в письменной форме; в случае отказа обратитесь в региональный отдел Федеральной нотариальной палаты․
• Можно ли учитывать оплату нотариуса, если она была произведена наличными? – Да, при условии наличия кассового ордера (ОРД) и квитанции․
• Нужна ли НДС‑счет‑фактура? – Только если нотариус является плательщиком НДС (обычно для юридических лиц)․

Примеры типовых форм

Ниже представлены ссылки на образцы документов (можно скачать в формате PDF):

1. Квитанция об оплате нотариальных услуг
2. Акт выполненных работ
3. Кассовый ордер (ОРД)
4. Счет‑фактура

Контактная информация для обращений

Соблюдая перечисленные рекомендации и используя правильные подтверждающие документы, вы сможете без затруднений отразить расходы на нотариальные услуги в бухгалтерском и налоговом учёте, а также быстро получить ответы на любые вопросы через указанные контакты․