Дата актуализации:
Что такое делопроизводство?
Делопроизводство – это совокупность действий, направленных на создание, оформление, регистрацию, хранение, учет и контроль исполнения документов в организации. В отличие от простого документооборота, который охватывает лишь перемещение бумаг, делопроизводство включает в себя весь жизненный цикл документа: от его появления до окончательного архива.
Особенности делопроизводства в Департаменте городского имущества
- Сфера деятельности: управление, аренда, продажа и обслуживание муниципального имущества.
- Типы документов: договоры аренды, акты приема‑передачи, служебные записки, приказы, платежно‑расчетные документы, технические акты, запросы граждан.
- Электронный документооборот: обязательное использование Личного кабинета и системы «ЭДО‑ГИМ».
- Контроль исполнения: автоматизированные напоминания, регистры контроля сроков и ответственных лиц.
Пошаговая инструкция по работе с документами
- Инициация документа
- Определите тип документа (договор, акт, служебная записка).
- Заполните шаблон в системе ЭДО‑ГИМ (доступно в Личном кабинете).
- Согласование
- Отправьте документ на согласование через электронную почту или внутренний портал.
- Укажите ответственных лиц и сроки (не более 5 рабочих дней).
- Регистрация
- После согласования зарегистрируйте документ в Регистре входящих (для входящих) или Регистре исходящих (для исходящих).
- Присвойте уникальный номер (пример: ГИМ‑2026‑00123).
- Подписание
- Электронная подпись (ЭЦП) ставится в системе ЭДО‑ГИМ или в кабинете руководителя.
- При необходимости – подпись в бумажном виде (печать и подпись).
- Хранение
- Электронные версии сохраняются в архиве ЭДО‑ГИМ (срок хранения – 5 лет, в зависимости от типа документа).
- Бумажные оригиналы помещаются в архивные шкафы, маркируются согласно Положению о хранении документов.
- Контроль исполнения
- Ответственный сотрудник вносит статус исполнения («в работе», «выполнено», «отклонено»).
- Система автоматически генерирует напоминания о приближающихся сроках.
- Отчетность
- Ежемесячно формируйте отчёт по выполненным и ожидающим документам (шаблон Отчёт‑ДГИ‑2026).
- Отчёт направляется в Отдел контроля и аудита и в Руководство департамента.
Ключевые документы и их шаблоны
| Тип документа | Шаблон | Ответственный отдел |
|---|---|---|
| Договор аренды | dogovor_arendy.docx | Отдел правового обеспечения |
| Акт приема‑передачи | akt_priema.docx | Отдел эксплуатации |
| Служебная записка | zapiska.docx | Все отделы |
| Платёжно‑расчётный документ | platezh.docx | Бухгалтерия |
Электронный личный кабинет
Для упрощения работы с документами каждый сотрудник имеет доступ к Личному кабинету. В нём доступны:
- Создание и редактирование шаблонов;
- Отслеживание статуса согласования;
- Хранение личных и служебных документов;
- Получение уведомлений о новых задачах.
Контактные данные департамента
Официальный сайт: https://cityproperty.gov.ru
Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Телефоны отделов:
- Отдел правового обеспечения – 8 (495) -23‑45‑67
- Отдел эксплуатации – 8 (495) -23‑45‑68
- Бухгалтерия – 8 (495) -23‑45‑69
- Отдел контроля и аудита – 8 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес: info@cityproperty.gov.ru
Личный кабинет (для сотрудников): https://cityproperty.gov.ru/lk
Личный приём (для граждан):
- Адрес: ул. Советская, д. 12, г. Москва, 101000
- Время приёма: пн‑пт, 09:00‑17:00
- Телефон для записи: 8 (495) -23‑45‑71
График приёма руководства:
| День недели | Время | Ответственное лицо |
|---|---|---|
| Понедельник | 10:00‑12:00 | Зам. директора по правовым вопросам – И. Петров |
| Среда | 14:00‑16:00 | Директор департамента – А. Смирнов |
Структура департамента (отделы)
- Отдел правового обеспечения
- Отдел эксплуатации и технического обслуживания
- Бухгалтерия и финансовый контроль
- Отдел контроля и аудита
- Отдел информационных технологий
- Отдел работы с гражданами
Руководство департамента
- Директор: Алексей Владимирович Смирнов
- Заместитель директора по правовым вопросам: Ирина Петровна Иванова
- Заместитель директора по финансовым вопросам: Михаил Сергеевич Кузнецов
- Главный специалист по документообороту: Ольга Николаевна Лебедева
Отзывы граждан и сотрудников
Для ознакомления с отзывами посетите раздел «Отзывы» на официальном сайте. Ниже – несколько типовых примеров:
«Благодарю департамент за быструю обработку договора аренды. Все документы были оформлены в электронном виде, без очередей в офисе.» – Иван С., арендатор.
«Система ЭДО‑ГИМ значительно упростила работу с документами. Теперь я получаю уведомления о сроках и могу контролировать процесс в режиме онлайн.» – Мария К., сотрудник отдела правового обеспечения.
Следуя данной инструкции, сотрудники Департамента городского имущества смогут обеспечить прозрачный, быстрый и юридически корректный документооборот, а граждане – удобный сервис при работе с муниципальным имуществом.