Авансовый отчет (форма АО‑1) – это документ, фиксирующий все расходы, произведённые сотрудником за счёт аванса, полученного от работодателя. При оплате нотариальных услуг такой отчёт обязателен, поскольку нотариат относится к категории расходов, требующих подтверждения документами.

Почему нужен авансовый отчёт при оплате нотариальных услуг?

• Контроль за целевым использованием средств, выделенных работодателем.
• Соблюдение требований бухгалтерского и налогового учёта (ОКУД 0302001).
• Возможность возмещения расходов в полном размере.
• Защита от претензий со стороны налоговых органов и проверяющих.

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ и Приказу Минфина № 03‑н/д от  г. «Об утверждении формы авансового отчёта (АО‑1)», а также Федеральному закону № 115‑ФЗ «О нотариате», расходы на нотариальные услуги относятся к обязательным документам, подлежащим подтверждению чеками, квитанциями или иными подтверждающими документами.

Унифицированная форма АО‑1 (по ОКУД 0302001)

Бланк состоит из двух частей:

1. Лицевая сторона – реквизиты организации, сотрудника, дата получения аванса.
2. Оборотная сторона – детализированный перечень расходов, их суммы, коды ОКДП (Общероссийский классификатор доходов и расходов) и подписи ответственных лиц.

Скачать актуальный бланк можно в форматах DOC и PDF.

Как правильно заполнить авансовый отчёт на услуги нотариуса

Подготовка документов

• Квитанция (чек) от нотариуса с указанием ФИО, даты, суммы и вида услуги.
• Договор (если услуга оказана по договору).
• Счёт‑фактура (для юридических лиц).
• Копия паспорта (для подтверждения личности, если требуется).

Заполнение полей формы

Пример заполнения (условный)

Дата аванса: № ПП-2026/045
Сотрудник: Иванов И.И., менеджер, таб. № 1234

| № | Наименование расходов | Сумма, руб. | ОКДП | Приложения |
|---|--------------------------------------|------------|------|------------|
| 1 | Нотариальные услуги (заверение) | 4 500,00 | 71 | Чек № 789 от |
| 2 | Регистрация сделки (договор купли) | 2 300,00 | 71 | Счёт‑фактура № 456 от |
Подпись сотрудника: ___________ Дата: 
Подпись руководителя: ___________ Дата: 

Нестандартные ситуации

• Отсутствие чека – предоставьте договор и выписку из банковского счета, где указана оплата.
• Расходы в валюте – укажите сумму в валюте и её эквивалент в рублях по курсу ЦБ РФ на дату оплаты.
• Списание ГСМ по талонам – оформляйте отдельный раздел «Топливо», указывая номер талона и пробег.

Куда сдавать готовый авансовый отчёт

Отчёт вместе с приложенными документами передаётся в бухгалтерию организации в течение 5 рабочих дней после совершения расходов. При необходимости копию можно отправить в электронном виде через личный кабинет (см. раздел «Контакты»).

Контактная информация для обращения

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать банковскую карту вместо наличных? – Да, но в отчёте необходимо приложить выписку из банка, где будет указана операция и получатель (нотариус).
2. Сколько времени занимает проверка авансового отчёта? – В среднем 2‑3 рабочих дня после получения всех подтверждающих документов.
3. Что делать, если нотариус не выдал чек? – Попросите нотариуса выдать акт выполненных услуг и приложите к отчёту договор и банковскую выписку.
4. Можно ли объединить несколько нотариальных услуг в один пункт отчёта? – Да, если они относятся к одной сделке и указаны в одном документе (чеке/счёте‑фактуре).

Заполнение авансового отчёта по оплате услуг нотариуса – процесс, который требует внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Следуя описанным в статье шагам, вы сможете быстро оформить отчёт, избежать задержек в возмещении средств и поддержать чистоту бухгалтерского учёта в вашей организации.

Помните: правильное оформление документов – залог прозрачности финансовых потоков и доверия со стороны контролирующих органов.