Архивная служба Администрации городского округа Саранск — это структурное подразделение аппарата администрации, осуществляющее функции по управлению архивным делом, хранению, учету и использованию документов, составляющих архивные фонды органа местного самоуправления. Деятельность службы регламентируется Положением об Архивной службе Администрации городского округа Саранск, утвержденным Распоряжением Администрации от 6 марта 2018 года № 26-р.

Описание и основные функции

Главная задача службы — обеспечение сохранности документов, образующих архивные фонды Администрации городского округа Саранск, а также предоставление архивной информации гражданам и организациям в установленном законом порядке.

• Формирование и экспертиза документов на предмет ценности и сроков хранения.
• Обеспечение условий хранения, соответствующих нормативным требованиям.
• Составление научных справочных средств (описей, путеводителей, каталогов).
• Выдача архивных справок, выписок и заверенных копий документов.
• Консультирование структурных подразделений администрации по вопросам делопроизводства и архивного дела.
• Организация доступа к архивной информации с соблюдением режима доступа к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну.

Контакты для обращений

Почтовый и юридический адрес

430000, Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Советская, д. 30 (здание Администрации городского округа).

Примечание: в некоторых источниках также указывается индекс 430005 и адрес ул. Советская, д. 30 для всей Администрации в целом.

Номера телефонов

• Телефон Архивной службы (прямой/кабинет): 8 (8342) -7-63-37
• Единый справочно-информационный телефон Администрации (многоканальный): 7 (8342) -3-27-97
• Горячая линия Главы городского округа Саранск: 7 (8342) -3-27-97
• Городская общественная приемная: 7 (8342) -9-27-39
• Единая дежурно-диспетчерская служба: 7 (8342) -9-12-58 (уточняйте актуальность)

Электронный адрес (E-mail)

Официальный электронный адрес Администрации: info@adm-saransk.ru (обращения к Архивной службе направляются через общий ящик или через интернет-приемную на сайте).
В открытых источниках иногда встречается адрес saranskmoris.ru, однако актуальным доменом официального сайта является adm-saransk.ru.

Официальный сайт

Основной информационный ресурс: https://adm-saransk.ru

Страница Архивной службы (раздел «Структура» → «Архивная служба» или «Деятельность» → «Архивное дело»): https://adm-saransk.ru/about/arhive/

На сайте размещены: нормативные правовые акты, регулирующие архивное дело, новости службы, контакты, информация о порядке обращения за архивными справками.

Горячая линия и интернет-приемная

Для обращений граждан функционируют:

1. Горячая линия Главы городского округа: 7 (8342) -3-27-97 (многоканальный).
2. Интернет-приемная Администрации: доступна на официальном сайте в разделе «Интернет-приемная» (прямая ссылка). Через нее можно направить обращение Архивной службе в электронном виде с прикреплением сканов документов.
3. Городская общественная приемная: тел. 7 (8342) -9-27-39.

Личный кабинет гражданина

Для получения муниципальных услуг в электронном виде (в т.ч. заказ архивных справок, если услуга переведена в электронный формат) используется Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) — Госуслуги (portal.gosuslugi.ru) или Региональный портал Республики Мордовия.

На сайте Администрации (adm-saransk.ru) в разделе «Муниципальные услуги» представлен перечень услуг, предоставляемых Архивной службой, с возможностью перехода на портал Госуслуг для их получения.

Личный прием граждан (график приема)

Важно: График личного приема руководителя и специалистов Архивной службы может меняться. Рекомендуется заранее уточнять время приема по телефону 8 (8342) -7-63-37 или на официальном сайте в разделе «Контакты» → «Прием граждан».

Типовый порядок приема (ориентировочный):

• Прием граждан, как правило, ведет Начальник Архивной службы или уполномоченный специалист.
• Дни приема: чаще всего вторник, четверг (утренние или дневные часы).
• Необходимо иметь при себе: паспорт, документы, подтверждающие родственные связи (для гениалогических запросов), заявление.

Актуальный график на текущий месяц публикуется на сайте adm-saransk.ru в карточке подразделения.

Структура и отделы

Архивная служба является структурным подразделением Аппарата Администрации городского округа Саранск. В ее состав могут входить сектора/отделы по направлениям:

• Сектор (отдел) учета и хранения документов.
• Сектор (отдел) научной обработки и информационного обслуживания (составление описей, выдача справок).
• Сектор по работе с обращениями граждан и организации доступа к архивам.

Точная внутренняя структура утверждается Положением о службе и штатным расписанием.

Руководство

На основании открытых данных с официального сайта Администрации (adm-saransk.ru/about/arhive/) на 06.2026:

Контактный телефон руководителя (службы): 8 (8342) -7-63-37.

Примечание: В более старых источниках (распоряжение 2018 года) указывалась Пешева Татьяна Александровна. Данные на официальном сайте на текущем сайте приоритетны.

Высшее руководство Администрации (для контекста обращений):

• Глава городского округа Саранск
• Директор Департамента по социальной политике (курирующий департамент, в структуру которого может входить служба) — Шуляпова Оксана Владимировна (по данным открытых реестров структуры).

Порядок получения архивных справок и документов

1. Подача заявления: лично при посещении, по почте (430000, г. Саранск, ул. Советская, 30), через Интернет-приемную сайта adm-saransk.ru или портал Госуслуг.
2. Необходимые документы: паспорт заявителя; документы, подтверждающие факт, подлежащий подтверждению (свидетельства о рождении/браке/смерти, трудовая книжка и т.д.); доверенность (если оформляет представитель).
3. Сроки: согласно законодательству, справки выдаются в течение 30 календарных дней с момента поступления запроса (срок может быть продлен при сложных поисках).
4. Платеж: за выдачу архивных справок взимается государственная пошлина (оплачивается заранее, квитанция прикладывается к заявлению). Льготы предусмотрены отдельным категориям граждан.

Отзывы о работе Архивной службы

На данный момент (06.2026) на публичных картах (Яндекс.Карты, 2ГИС) и отзовиках по адресу ул. Советская, 30 отзывы конкретно об Архивной службе как об отдельном подразделении встречаются редко, так как прием ведется в здании Администрации. Оценки обычно относятся к работе Администрации в целом.

Обобщенная картина на основе доступных данных:

• Плюсы: Компетентные специалисты, способные находить документы в сложных случаях (репрессированные, архивы ЗАГСов до 1920-х годов); возможность заказа через Госуслуги; вежливый прием по предварительной записи.
• Минусы / Нюансы: Длительные сроки поиска (до месяца); необходимость личного визита или нотариальной доверенности для получения готовых справок; ограниченные часы приема (только в рабочие дни); сложность дозвониться по прямому телефону 47-63-37 в часы пик.

Совет: Перед визитом обязательно звоните по телефону 8 (8342) -7-63-37 для подтверждения графика приема Начальника службы и уточнения списка документов для вашего конкретного запроса. Использование Интернет-приемной на adm-saransk.ru значительно экономит время на этапе консультации.

Реквизиты организации (для оплаты пошлины и официальных запросов)

• Полное наименование: Администрация городского округа Саранск Республики Мордовия
• ИНН: 1325126174
• КПП: 132501001
• ОГРН: 10###-###-#### (уточняйте на сайте)
• ОКТМО: ###-###-####
• Юридический адрес: 430000, Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Советская, д. 30

Информация актуализирована на 28 июня 2026 года на основе данных официального сайта adm-saransk.ru, открытых реестров и нормативных актов (Распоряжение Администрации от № 26-р). Перед визитом рекомендуется проверить актуальность контактов на официальном ресурсе.